E-Rechnungspflicht: Was im Nebenerwerb ab wann gilt
Von Theo Saubert · fachlich geprüft am 17. September 2026 · Rechtsraum Deutschland
Die kurze Antwort
Empfangen müssen Sie E-Rechnungen seit dem 1. Januar 2025 – eine geschäftliche E-Mail-Adresse reicht. Ausstellen ist 2026 noch freiwillig. Ab 1. Januar 2027 gilt die Ausstellungspflicht für Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz, ab 1. Januar 2028 für nahezu alle übrigen. Zulässig sind strukturierte Formate nach EN 16931, also XRechnung und ZUGFeRD 2.x. Rechnungen bis 250 Euro und Rechnungen an Privatkunden sind ausgenommen.
Der Fristenplan
| Termin | Was gilt | Für wen |
|---|---|---|
| seit 1.1.2025 | Empfangspflicht: Jedes Unternehmen muss E-Rechnungen entgegennehmen können – eine E-Mail-Adresse genügt. | alle Unternehmen, auch Kleinunternehmer und Nebenerwerb |
| bis 31.12.2026 | Ausstellung noch freiwillig; Papier- und PDF-Rechnungen bleiben mit Zustimmung des Empfängers zulässig. | alle Unternehmen |
| ab 1.1.2027 | Ausstellungspflicht für E-Rechnungen im inländischen B2B-Geschäft. | Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz |
| ab 1.1.2028 | Ausstellungspflicht unabhängig vom Umsatz. | nahezu alle übrigen Unternehmen |
Ihre drei Schritte
- Empfang sichern. Eine geschäftliche E-Mail-Adresse einrichten, die Sie regelmäßig lesen, und Kunden mitteilen.
- Archiv ordnen. E-Rechnungen im Originalformat zehn Jahre unveränderbar aufbewahren, nicht nur als Ausdruck.
- Ausgang vorbereiten. Wählen Sie jetzt ein Rechnungsprogramm mit XRechnung- oder ZUGFeRD-Export, dann ist der Wechsel bis 2028 kein Projekt mehr.
Häufige Fragen
Betrifft die E-Rechnungspflicht meinen Nebenerwerb?
Ja, aber gestaffelt. Empfangen müssen Sie E-Rechnungen bereits seit dem 1. Januar 2025. Ausstellen müssen Sie sie im inländischen B2B-Geschäft erst ab dem 1. Januar 2028, wenn Ihr Vorjahresumsatz unter 800.000 Euro liegt.
Ist eine PDF-Rechnung eine E-Rechnung?
Nein. Eine E-Rechnung ist ein strukturierter Datensatz nach EN 16931. XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.x erfüllen die Norm; ein reines PDF ist lediglich ein Bild der Rechnung.
Was muss ich jetzt schon tun?
Sorgen Sie für einen zuverlässigen Empfangsweg – in der Regel eine geschäftliche E-Mail-Adresse, die Sie regelmäßig prüfen – und archivieren Sie eingehende E-Rechnungen im Originalformat für zehn Jahre.
Gilt die Pflicht auch bei Privatkunden?
Nein. Rechnungen an Privatpersonen bleiben außerhalb der Pflicht. Sie betrifft Umsätze zwischen inländischen Unternehmen.
Gibt es Ausnahmen für kleine Beträge?
Ja. Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro und Fahrausweise sind von der E-Rechnungspflicht ausgenommen.
Was gilt für Kleinunternehmer nach § 19 UStG?
Kleinunternehmer müssen E-Rechnungen empfangen können, aber keine ausstellen. Die Umsatzgrenzen der Regelung liegen bei 25.000 Euro im Vorjahr und 100.000 Euro im laufenden Jahr.
Welche Software brauche ich?
Für den Empfang keine besondere. Für das Ausstellen genügen Rechnungsprogramme mit XRechnung- oder ZUGFeRD-Export; viele Buchhaltungslösungen und auch kostenfreie Portale bieten das an.
Ausführlich in der Akademie
Quellen und Hinweis
- FAQ zur E-Rechnung: Bundesfinanzministerium
- § 14 UStG – Rechnungen: Gesetzestext
- § 33 UStDV – Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro: Gesetzestext
Stand: September 2026. Dieser Beitrag ist allgemeine Information und keine Rechts- oder Steuerberatung im Einzelfall.